Facciamo che non siano gli strumenti ad usare noi, ma noi ad usare gli
strumenti.
(Daniele Carnicella)
L’email è diventato uno strumento entrato a far parte della vita quotidiana, sostituendo la normale posta. Rispetto a quest’ultima sia i tempi (tra una lettera ed un’altra, tra l’invio e la ricezione) sia le quantità sono cambiate; i tempi sono diventati rapidissimi, le quantità diventano stratosferiche.
Far diventare l’email uno strumento utile e non un consumatore di tempo è l’obiettivo da raggiungere, nel minor tempo possibile, cioè da oggi. L’aumento della sua utilità è direttamente corrispondente al minor tempo consumato per gestire una quantità crescente di email.
Di seguito alcune indicazioni:
- Utilizzare account di email separati:
o per attività di lavoro
o attività personali
o per iscrizioni o registrazioni provvisorie su internet - Categorizzare le email ricevute, per esempio in 3 diversi livelli di importanza (a tal fine si possono creare delle cartelle in cui smistare le email, chiamandole importanza 1, importanza 2, importanza3) e :
o Dedicarsi immediatamente a quelle di importanza 1 (da gestire in giornata)
o Dedicarsi entro un paio di giorni a quelle di importanza 2
o Dedicarsi a quelle di importanza 3 solo quando si ha bisogno di divagare (cioè come diversivo)
o Cancellare periodicamente le email più datate di importanza 3 - Tenere la cartella Posta in arrivo (InBox) possibilmente vuota
- Utilizzare gli strumenti messi a disposizione dal software di gestione degli account delle email come:
o Le regole di out look - Pianificare nella giornata il momento da dedicare alla gestione delle email (magari più momenti), definendo l’ora di inizio e l’ora di fine.
- Cerca di gestire l’email alla prima occasione in cui te ne occupi (il tempo per rileggerla ogni volta è tempo perso).
- Se possibile stabilisci delle regole con le persone con cui comunichi più spessi via email ( ma non disdegnare di usarne alcune anche nelle altre occasioni):
o Se possibile indicare tempi attesi di risposta (mi serve per il…., mi serve entro una settimana, mi serve per mercoledì prossimo,…).
o Possibilmente invia ad una sola persona (gli altri vanno in copia per conoscenza) oppure nel corpo dell’email esplicità da chi ti aspetti feedback.
o Minimizza le persone in copia per conoscenza (se possibile non utilizzarle proprio)
o In caso non si riceva risposta entro xx giorni cosa fare (per esempio, reinviare la richiesta)
o Concordare di dare il minimo di informazioni già direttamente nel soggetto della email - In base ad un criterio di correttezza, la prima risposta ad una email non gestibile immediatamente, dovrebbe essere inviata immediatamente, indicando tempi e modalità di come verrà gestita (non potrò risponderti prima di …, ti darò una risposta entro il …., ecc.).
L’email diventerà uno strumento sempre più prezioso, se ci si prende il tempo per migliorarne l’utilizzo, sicuramente riusciremo ad essere più efficienti, più efficaci, ad aumentare la qualità non subendo, ma essendo proattivi.
Ogni ulteriore suggerimento, eventuali critiche, scambio di opinioni, ecc. sono ben accette.